Ten tekst przeczytasz w 7 minut.
SPIS TREŚCI
Google Workspace, czyli oparty na Google Cloud następca pakietu G Suite
Google Workspace to nowa, ulepszona odsłona dobrze już znanego pakietu usług od Google – G Suite. Ma on zastąpić wersję pakietu dla biznesów. Na początku października zmienił się nie tylko wygląd, ale też jeszcze bardziej dostosowano pakiety do wielkości biznesów, w których mają być używane. Tak, jak w przypadku G Suite, narzędzia pomagają w usprawnieniu pracy z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Dodatkowo z niektórych narzędzi możesz korzystać również w trybie offline. Jest to szczególnie ważne teraz – gdy wiele organizacji przymusowo pracuje w trybie zdalnym ze względu na panującą pandemię koronawirusa.
Co dokładnie się zmieniło?
Przede wszystkim, od teraz ze wszystkich aplikacji można korzystać z jednego miejsca. Wszystkie narzędzia zintegrowano w wygodny sposób, co znacznie skraca czas potrzebny na zaplanowanie zadań. Dzięki temu zyskujesz więcej czasu na ich faktyczne wykonywanie. Co więcej, za pomocą sztucznej inteligencji i nowoczesnej technologii wyszukiwania poprawiono system priorytetowania. Przystosowano również narzędzia do wielkości organizacji, które z nich korzystają. Google Workspace nie tylko wspomaga komunikację w zespole. Usprawnia też porozumiewanie się i współpracę z klientami bez potrzeby fizycznego spotkania. W niektórych przypadkach (np. spotkania poprzez Google Meet) nie muszą oni nawet posiadać konta Google. Do dołączenia do spotkania wystarczy kliknięcie wysłanego wcześniej linku. Dostęp gościa jest również możliwy w aplikacjach Google Chat i Dysk Google. Dodatkowo Dokumenty, Arkusze i Prezentacje Google wspierają również pliki z innymi rozszerzeniami (np. z pakietu Microsoft 365), dzięki czemu nie jest konieczne, aby Twoi klienci również posiadali pakiet od Google.
Zmienił się również wygląd ikon aplikacji i narzędzi z pakietu oraz samego logo, co wymusiła zmiana nazwy. Nie jest to jednak pierwszy taki przypadek. Pierwsze aplikacje od Google pojawiły się już ponad 10 lat temu. Przez ten czas uległy one ogromnym zmianom, w tym wprowadzono możliwość integracji aplikacji między sobą. Pierwsza nazwa pakietu usług od Google brzmiała Google Aps for Work. Zmiana nazwy w tym wypadku również wiąże się z pracą zdalną. Oznacza ona „przestrzeń do pracy”, czyli nie wskazuje konkretnie na biuro. Taką przestrzenią może być przecież pokój w hotelu czy biurko w domu.
Co zawiera pakiet Google Workspace?
Dzięki aplikacji Gmail zyskujesz pocztę we własnej domenie (np. anna@kowalska.pl). Gmail dla firm zapewnia również większą ochronę przed phishingiem i spamem oraz brak reklam. Uzyskujesz również dostęp do aplikacji Currents, a spotkania w Meet możesz prowadzić nawet dla 250 osób! Jeśli chcesz, możesz takie spotkanie nagrać, aby później sprawdzić informacje podane na spotkaniu, lub wysłać je osobie nieobecnej. Co więcej, Twoje pliki są bezpiecznie przechowywane na Dysku Google o pojemności nawet do 5 TB dla każdego użytkownika.
Ważną zmianą jest możliwość tworzenia dokumentów i edytowania ich z poziomu aplikacji Google Chat. Jest to szczególnie ważne przy współpracy z osobami spoza Twojej organizacji, gdyż mogą one korzystać z niej jako goście.
Aplikacje, które wchodzą w skład Google Workspace, to np.:
- Kalendarz Google
- Dysk Google
- Dokumenty Google
- Arkusze Google
- Prezentacje Google
- Formularze Google
- Currents
- Google Chat
- Grupy dyskusyjne
- Witryny
- Konsola administracyjna
- Cloud Search
- Kontakty
- Google Keep
- Apps Script
- Zarządzanie punktami końcowymi
- Work Insights
- Google Voice
- Google Meet
- Gmail
- Google Vault
Warto wspomnieć, że do korzystania z aplikacji w większości przypadków nie jest konieczna specjalistyczna wiedza z zakresu informatyki. Podstawowe aplikacje zostały stworzone w taki sposób, aby każdy mógł z nich skorzystać w szybki i wygodny sposób.
Warianty pakietów
Aby zapewnić bardziej różnorodny wybór i pomóc użytkownikom lepiej korzystać z Google Workspace, gigant z Mountain View zdecydował się na rozszerzenie swojej oferty o dodatkowy pakiet. Dotychczas oferta G Suite obejmowała dwa rodzaje pakietów dla mikro, małych i średnich biznesów: G Suite Basic oraz G Suite Business. Dla dużych firm oferowano pakiet G Suite Enterprise. Dzięki zmianie oferty zarówno mniejsze, jak i większe organizacje mogą cieszyć się rozwiązaniami jeszcze bardziej dostosowanymi do ich potrzeb. Przykładowo, dla większych biznesów oznacza to bardziej złożone rozwiązania odpowiadające ich potrzebom. Obecnie Google oferuje trzy pakiety dla mikro, małych i średnich biznesów i jeden pakiet dla dużych organizacji:
- Google Workspace Business Starter (odpowiednik G Suite Basic)
- Google Workspace Business Standard (odpowiednik G Suite Business)
- Google Workspace Business Plus – nowy pakiet skierowany do średnich firm.
- Google Workspace Enterprise (odpowiednik G Suite Enterprise) – pakiet dla firm zatrudniających ponad 300 osób. Pozwala na transmisje za pomocą aplikacji Meet nawet dla 100 tysięcy osób. Użytkownicy zyskują również nielimitowaną przestrzeń na Dysku Google czy możliwość wyboru regionu przechowywania danych.
Który pakiet wybrać?
Każdy z pakietów oferuje pocztę Gmail dla firm we własnej domenie. Zapewnia ona wysoką ochronę przed phishingiem i spamem przy całkowitym braku reklam. Co więcej, dzięki aplikacji dla jednego użytkownika można stworzyć nawet 30 aliasów jednego adresu e-mail. Dowolny wariant zapewnia zestaw podstawowych aplikacji biurowych. Pakiety Standard i Plus posiadają dodatkowo zaawansowaną wyszukiwarkę Cloud Search. Dla ostatniego z nich dostępny jest również Google Vault, który znacznie zwiększa możliwości przechowywania, wyszukiwania i archiwizowania danych. Każdy z pakietów daje możliwość edycji, przechowywania i udostępniania plików w chmurze dla ponad 100 typów plików, również tych z pakietu Microsoft 365.
Pakiety różnią się jednak przestrzenią na Dysku Google. Dla pakietu Starter jest to 30 GB na 1 użytkownika, w pakiecie Standard dostępne są 2 TB dla 1 użytkownika, natomiast w pakiecie Plus – 5 TB na 1 użytkownika. Różnica dotyczy również ilości osób na wideokonferencjach w Meet – jest to odpowiednio 100, 150 oraz 250 osób, jednak jego maksymalna długość jest taka sama (24 godziny). Co więcej, w przypadku pakietów Standard i Plus istnieje możliwość nagrania spotkania i umieszczenia go na Dysku Google, przeprowadzenia ankiety, zadawania pytań, a dla ostatniego są również dostępne listy obecności. Największym zaskoczeniem jest jednak brak dysków współdzielonych dla pakietu Starter.
Już wkrótce dla pakietów Standard i Plus w aplikacji Meet mają powić się funkcje moderowania spotkań, podnoszenia ręki czy pokoje dla stworzonych podgrup. Dla pakietu Plus ma być również możliwe śledzenie obecności użytkownika na spotkaniu.
Jak korzystać z Google Workspace?
Aby skorzystać z Google Workspace, zaloguj się na konto Google w domenie firmowej.
Jeśli napotykasz trudności związane z obsługą aplikacji z pakietu, na kanale Google Workspace w serwisie YouTube znajdziesz filmy, które pokazują, jak wykonywać różne działania w tych aplikacjach, np. stworzyć wiele podpisów w aplikacji Gmail.
Jak pobrać Google Workspace na urządzenie mobilne?
Ze wszystkich aplikacji możesz korzystać nie tylko za pomocą komputera, lecz również na telefonie lub tablecie. Możesz je pobrać za pomocą Google Play (jeśli posiadasz urządzenie z systemem Android), AppStore (jeśli posiadasz urządzenie z systemem iOS) lub za pomocą przeglądarki internetowej. Pobieranie aplikacji nie jest konieczne – bez problemu możesz korzystać z narzędzi z poziomu przeglądarki zarówno z komputera, laptopa, jak i urządzenia mobilnego (np. telefon, tablet czy zegarek).
Co z obecnymi użytkownikami G Suite?
Dla wszystkich użytkowników nastąpi automatyczna, darmowa migracja danych z poprzedniego rozwiązania, jakim był G Suite. Nie jest konieczne podejmowanie żadnych dodatkowych kroków.
W niedalekiej przyszłości gigant z Mountain View planuje wdrożyć Google Workspace również dla użytkowników G Suite for Education. Będą oni mogli nadal korzystać z takich narzędzi, jak Google Classroom, Projekty, Gmail, Google Kalendarz, Dysk, Dokumenty, Arkusze, Prezentacje Google czy Meet poprzez G Suite for Education.
Jeśli pojawił się problem z użytkowaniem Google Workspace lub jego zakupem, skontaktuj się z naszym Biurem Obsługi Klienta: telefonicznie pod numerem +48 570 510 570 od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-20:00 oraz w soboty w godzinach 8:00-16:00, za pośrednictwem formularza kontaktowego lub Messengera od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00-17:00.
