Biznes online, czyli jak przenieść działalność do Internetu

Ten tekst przeczytasz w 12 minut.

Jeszcze parę lat temu tylko średnie i duże przedsiębiorstwa prowadziły sprzedaż swoich produktów online. Obecnie nawet małe, lokalne sklepy prowadzą działalność w Internecie. Część przedsiębiorców podjęła również decyzję o sprzedaży produktów online bez otwierania sklepu stacjonarnego (tzw. pure play). Według badań Głównego Urzędu Statystycznego z 2019 roku, 89% polskich gospodarstw domowych ma dostęp do Internetu. Warto pamiętać, że współczynnik wykluczenia cyfrowego stale spada, co oznacza, że rynek potencjalnych odbiorców poszerza się z dnia na dzień, Obecnie handel tego typu wiąże się z o wiele mniejszymi kosztami niż kiedyś. Jest również o wiele tańszy, niż sprzedaż produktów w punktach stacjonarnych. W niedalekiej przyszłości może okazać się, że posiadanie biznesu online stanie się koniecznością do utrzymania się na rynku. Jak jednak przenieść biznes online, jeżeli już działasz w „sferze offline”?

SPIS TREŚCI

Dlaczego warto przenieść biznes online?

Niewątpliwie obecnie najbardziej istotnym powodem jest pandemia koronawirusa. Przez ostatni rok sytuacja pogarszała się i polepszała, jednak nadal wprowadzane są nowe obostrzenia. Nie wiadomo dokładnie do kiedy potrwają obowiązujące restrykcje. Jeżeli Twoja działalność znajduje się w sektorze, który podlega obostrzeniom, na pewno wiesz, jak ciężko jest obecnie prowadzić przedsiębiorstwo. Nie każdą działalność można prowadzić zdalnie, jednakże duża część przedsiębiorstw może przenieść swój biznes online. Sytuacja pandemiczna dotknęła wiele przedsiębiorstw i nadal ma na nie negatywny wpływ. Biznes online w obecnej sytuacji może dla niektórych być już koniecznością.

Pandemia ma również wpływ na nawyki konsumentów. W marcu zeszłego roku, kiedy wprowadzono pierwszy lockdown, wielu z nich szukało alternatyw dla tradycyjnych zakupów. Izba Gospodarki Elektronicznej podaje, że 38% internautów zrobiło „zapasy” na czas lockdownu za pomocą Internetu. Poza odbiorem przygotowanych wcześniej zakupów w sklepie, spopularyzowane zostało dostarczanie ich do domu. Początkowo zamawiano artykuły spożywcze i domowe pierwszej potrzeby. Z upływem czasu coraz więcej osób zaczęło zamawiać również inne produkty, np. gry lub artykuły hobbystyczne. Ten trend również miał związek z pandemią. Im dłużej pozostajemy zamknięci w domach, tym bardziej szukamy ciekawych pomysłów na spędzanie w nich czasu. Jednak jeszcze przed pandemią ponad połowa internautów robiła zakupy online. Według badań Gemius średnio miesięcznie wydajemy 220 zł na zakupy przez Internet, a wartość rynku e-commerce w 2019 roku wynosiła 50 miliardów złotych.

Przeniesienie działalności online to również nowe możliwości dotarcia do potencjalnych klientów, w szczególności dla lokalnych przedsiębiorstw. Nawet jeśli prowadzisz sklep w dużym mieście, sklep internetowy może przynieść Ci znaczny wzrost liczby klientów w bardzo krótkim czasie.

Najważniejsza jest strategia

Jeżeli najtrudniejszy etap (czyli podjęcie decyzji o przeniesieniu biznesu do Internetu) masz już za sobą, zastanów się nad strategią. Być może Twoja działalność potrzebuje tzw. świeżego startu, czyli rebrandingu. Zastanów się, czy wizerunek Twojego biznesu nie wymaga uaktualnienia i odświeżenia. Być może przeniesienie biznesu online to dobry moment, aby zmienić logo czy sposób komunikacji? Nie jest to oczywiście konieczne – biznes online możesz prowadzić na takich samych zasadach, jakie panują stacjonarnie.

Jak przenieść biznes online?

Pierwszym pytaniem, jakie musisz sobie zadać przed przeniesieniem biznesu do sieci, jest jaki rodzaj strony potrzebujesz. Każdy biznes online potrzebuje innego rodzaju formy działalności w sieci. Nie każdy przecież potrzebuje sklepu internetowego. Oczywiście, sprawdzi się on w wielu przypadkach, np. gdy posiadasz już swoją stronę i chcesz ją rozszerzyć o e-sklep. Sprzedaż w Internecie jest oczywiście dobrym pomysłem, jeżeli szukasz nowych kanałów sprzedaży lub Twój sklep stacjonarny zmniejszył swoje obroty w ostatnim czasie (np. w związku z pandemią). Jeżeli jednak nie prowadzisz działalności związanej ze sprzedażą produktów w sieci, lub nie możesz ich sprzedawać przez sklep internetowy, otwieranie e-sklepu nie jest konieczne. Co więcej, może się okazać, że w tym wypadku jest to nierentowna inwestycja – koszty związane z otwarciem i obsługą sklepu mogą się po prostu nie zwrócić.

Sklep internetowy nie jest jednak jedyną formą działalności biznesowej w sieci. Jeżeli nie posiadasz jeszcze własnej strony internetowej, najwyższy czas to zmienić. Obecnie wyszukiwarki internetowe to pierwsze źródło, w którym potencjalni klienci będą szukać informacji o Twojej działalności. Wobec tego, jeśli nie posiadasz własnej strony internetowej, codziennie tracisz wiele okazji na zyskanie nowych klientów. Treści zamieszczane na stronie powinny być dostosowane do rodzaju Twojej działalności. Więcej o tym, jak dopasować stronę do Twojego biznesu, znajdziesz w tym artykule.

Jak stworzyć przyjazną użytkownikom stronę?

Istnieją jednak pewne elementy na stronie, które są wręcz kluczowe do jej pozytywnego odebrania przez użytkowników. Przede wszystkim ważne jest, aby strona szybko się ładowała, była przejrzysta i łatwa w użytkowaniu. W przeciwnym razie użytkownik może stracić zainteresowanie treściami na stronie i skorzystać z oferty konkurencji. Jeżeli nie masz możliwości prowadzenia sklepu internetowego, zastanów się, czy jesteś w stanie stworzyć katalog produktów na stronie. Być może to rozwiązanie okaże się skuteczną metodą na przedstawienie Twojej oferty użytkownikom.

Wszelkie dodatkowe informacje podane w sposób przystępny mogą zatrzymać klienta na stronie – terminarz, grafik, informacje o dostawach itp. Na stronie głównej wyróżnij wszystko, co sprawia, że klient wybierze Twoje usługi zamiast konkurencji. Wspomnij o oferowanych promocjach, rabatach, czy darmowych konsultacjach – to wszystko może mieć znaczenie. Koniecznie umieść też na stronie informacje kontaktowe – godziny otwarcia punktu stacjonarnego, jego adres (o ile istnieje), numer telefonu, adres e-mail, przekierowanie do innych kanałów komunikacji (np. media społecznościowe czy czat) oraz godziny ich dostępności.

Oprócz własnej strony internetowej ważne jest posiadanie również kanału, dzięki któremu będziesz mieć możliwość komunikacji z klientami. Idealnym miejscem do polepszenia relacji z nimi jest blog. Ważne jest, aby prowadzić go w sposób, który zadowoli zarówno Ciebie, jak i osoby go czytające. Bloga możesz oczywiście założyć również jeśli nie posiadasz strony internetowej. Traktuj go wówczas bardziej hobbystycznie lub jako dodatkowe źródło zarobków.

Jakie treści umieszczać na blogu?

Posty jako odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania – komunikacja z klientami jest bardzo ważna. Jeżeli zauważysz pewien aspekt, który często jest niezrozumiały dla Twoich klientów (lub dowiesz się o niejasności pewnych zagadnień z innych źródeł), możesz wykorzystać bloga do rozwiania pojawiających się wątpliwości. Wyjaśnij różnice między oferowanymi produktami, opisz dokładnie sprzedawane artykuły czy wyjaśnij, jak działają oferowane przez Ciebie usługi.
Recenzje – wskaż swoim klientom, jakie artykuły związane z Twoją branżą warto kupić, a jakie lepiej omijać szerokim łukiem. Nie muszą to być produkty, które posiadasz w swojej ofercie. Przykładowo, jeżeli prowadzisz warsztat, możesz porównać części samochodowe od różnych producentów z uwzględnieniem ceny. Pamiętaj jednak, że przy sporządzaniu recenzji konieczne jest zachowanie merytoryczności, rzetelności i profesjonalizmu.
Materiały wideo – jeżeli szukasz bardziej nowoczesnego i alternatywnego rozwiązania dla klasycznych wpisów na blogu, rozważ umieszczenie na nim materiałów wideo. Jeżeli chcesz, możesz nagrywać wideoblogi z codziennego działania Twojego biznesu lub o dowolnej tematyce. Możesz również tworzyć filmy instruktażowe związane z Twoją działalnością. Jeśli chodzi o materiały wideo, nie musisz się ograniczać jedynie do bloga – możesz również publikować filmy na innych platformach, np. YouTube.

Myśli o konkurencji na rynku zazwyczaj wzbudzają negatywne skojarzenia. Jednakże gdy zakładasz biznes online, konkurencja może być świetnym źródłem pomysłów i informacji. Oczywiście nie chodzi o kopiowanie pomysłów od liderów w Twojej branży. Jeśli jednak dopiero rozpoczynasz swoją działalność w sieci, konkurencyjne strony to dobre miejsce na sprawdzenie, jakie rozwiązania dobrze wpływają na rozwój biznesu, a jakie pozostają niezauważone lub wręcz są źle odbierane. Być może zauważysz pewne aspekty, które możesz wykonać lepiej? Lub stwierdzisz, że rozwiązanie, które u innych się nie sprawdziło, z pewnych powodów w Twoim przypadku może okazać się strzałem w dziesiątkę? Sprawdź, czy już istniejące rozwiązania będą efektywne w przypadku Twojej działalności.

Sama strona nie wystarczy

Warto pamiętać, że sama strona to nie wszystko. Dbaj również o swoją obecność w innych miejscach w sieci – mowa mianowicie o mediach społecznościowych. Profile na takich portalach jak Facebook, Instagram, LinkedIn czy Twitter to niewątpliwie zaleta, a może nawet konieczność dla Twojego biznesu. Samo posiadanie profilu to jednak nie wszystko – ważne jest również regularne wrzucanie aktualnych i ciekawych dla odbiorców treści. Kanały w mediach społecznościowych to również bardzo dobre miejsce do podtrzymania dobrych relacji z Twoimi klientami. Szybkie reagowanie na komentarze i odpisywanie na wiadomości prywatne na bieżąco jest bardzo ważne, jeśli chcesz, aby klienci odbierali Twoją markę pozytywnie.

Jak już wielokrotnie wspomniałam, komunikacja z klientem na wysokim poziomie poprzez kanały online jest bardzo ważna. Media społecznościowe i komentarze na blogu to jednak niejedyne możliwości komunikacyjne, jakie daje biznes online. Marketing internetowy to również wysyłka newsletterów, mailingów oraz wszelkie reklamy w Internecie. Zadbaj o swoją widoczność i pozytywny odbiór Twojej marki.

Każde treści publikowane w sieci związane z Twoją marką powinny być aktualne i zgodne z prawdą. Przestarzałe informacje w sieci działają bardzo niekorzystnie na Twój wizerunek w sieci. Jeżeli nie masz czasu na stworzenie własnej strony internetowej (lub potrzebujesz skomplikowanych funkcjonalności i nie posiadasz umiejętności koniecznych do jej stworzenia), treści na stronę, jej stałe aktualizowanie lub obsługę mediów społecznościowych, rozważ zatrudnienie specjalistów, którzy wspomogą Cię we wspomnianych zadaniach. Pamiętaj, że każde działanie w sieci powinno być przemyślane i dopracowane, aby nie naruszyć dobrego wizerunku Twojej marki.

Jak zacząć biznes online?

Do rozpoczęcia działalności w sieci potrzebne jest kilka usług i narzędzi, które umożliwią Ci szybki i bezpieczny start w Internecie. Część z nich jest konieczna do startu biznesu online, natomiast w pozostałe z nich możesz zaopatrzyć się w miarę rozwoju Twojej działalności.

Podstawa na start

Hosting

Hosting jest miejscem w sieci, w którym możesz przechowywać pliki Twojej strony internetowej. Pakiety hostingowe wydzielają pewne miejsce na serwerze, na którym możesz przechowywać dowolne dane – w tym wypadku wszystko, co jest potrzebne do stworzenia strony WWW (pliki, grafiki itp.). Jednakże pakiety hostingowe różnią się od siebie. Na co wobec tego zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania?

Cena – pamiętaj, że nie zawsze najdroższe znaczy najlepsze. Jeżeli dopiero otwierasz swój biznes online, nie jest konieczne przeznaczanie dużych sum na tę usługę. Jednocześnie darmowe rozwiązania mogą wiązać się z potencjalnie mniejszym bezpieczeństwem – a na tym przecież nie można oszczędzać.
Pojemność serwera – im więcej miejsca na serwerze, tym więcej plików możesz na nim umieścić, a tym samym na stronie mogą znaleźć się bardziej rozbudowane funkcjonalności.
Transfer – jeżeli hosting posiada limit transferu, oznacza to, że w określonym czasie możesz przesłać ograniczoną ilość danych.
Ilość i rodzaje obsługiwanych baz danych – im więcej baz danych, tym więcej aplikacji i stron możesz założyć w ramach jednego pakietu hostingowego. Warto również korzystać z popularnych baz danych, gdyż dzięki ich szerokiemu użytkowaniu istnieje wiele zasobów wspomagających pracę z nimi.
Wspierane technologie – ważne jest, aby rozwiązanie hostingowe obejmowało najnowsze rozwiązania
Ilość stron WWW, które możesz utworzyć w ramach rozwiązania
Autoinstalator aplikacji (np. systemów CMS)
Konsola SSH – zdalny, szyfrowany dostęp do zarządzania hostingiem poprzez konsolę.
Statystyki dotyczące wizyt na stronie
Przestrzeń na pocztę
Nieograniczona liczba kont email

Domena

Domena jest pewnym adresem, pod którym użytkownicy mogą znaleźć Twój zasób w Internecie. Z tego powodu, musi on być łatwy do zapamiętania. Najprościej jest zapamiętać adresy, które są krótkie i bezpośrednio nawiązują do Twojego biznesu. Idealnym rozwiązaniem jest ustawienie nazwy Twojej działalności jako nazwy domeny, ewentualnie dodanie do niej słów związanych z Twoją branżą. Od pewnego czasu możliwe jest również rejestrowanie domen z polskimi znakami diakrytycznymi, jednakże nie jest to zalecane działanie.

Jeżeli jeszcze nie posiadasz zarejestrowanej domeny dla Twojej działalności, zrób to jak najszybciej. Rynek domen wolnych kurczy się z dnia na dzień – według raportu NASK w 2020 roku było to średnio 2155 nowych domen .pl dziennie. Dlatego domenę dla biznesu warto zarejestrować jak najszybciej, aby wyprzedzić konkurencję. Warto również, w miarę możliwości i ekspansji biznesu, rejestrować domeny z innymi rozszerzeniami (np. .eu, .com, .com.pl itp.) oraz różne warianty domen przekierowujące na główną domenę.

Gdy biznes online się rozwija

Certyfikat SSL

Certyfikat SSL jest koniecznością, jeżeli prowadzisz sklep internetowy. Jednakże każda strona opatrzona charakterystyczną kłódką przy pasku adresu wzbudza o wiele większe zaufanie wśród użytkowników, niż jej brak. Z tego powodu o certyfikat SSL warto również zadbać, jeśli nie posiadasz sklepu internetowego i prowadzisz inną działalność w sieci.

Wyróżniamy trzy poziomy walidacji dla certyfikatów SSL:

Certyfikaty DV (Domain Validation) – są to najtańsze, a zarazem najszybsze do uzyskania warianty certyfikatu. Weryfikują one jedynie własność domeny, a dokładniej informacje, które są zawarte w serwerach DNS. Użytkownik nie ma wglądu w informacje dotyczące podmiotu posiadającego ten certyfikat.
Certyfikaty OV (Full Organization Validation) – w tym wariancie wystawca certyfikatu sprawdza tożsamość podmiotu ubiegającego się o wystawienie certyfikatu oraz sprawdza, czy jest on właścicielem domeny. Użytkownik ma wgląd w informacje o właścicielu domeny. Z powodu dłuższej walidacji ten wariant jest droższy od certyfikatu DV.
Certyfikaty EV (Extended Validation) – jest to najdroższy z certyfikatów, na którego wystawienie użytkownik może czekać aż 10 dni. Ten wariant posiada najbardziej rozbudowaną weryfikację, gdyż wymaga potwierdzenia tożsamości podmiotu starającego się o dany certyfikat. Odbywa się ona drogą telefoniczną, a w przypadku, gdy firma działa mniej niż 3 lata, konieczna jest weryfikacja rachunków bankowych. Te certyfikaty posiadają nie tylko kłódkę przed adresem domeny, ale również zielony pasek adresu.

Jeżeli posiadasz więcej, niż jedną domenę, którą chcesz zabezpieczyć, dobrym rozwiązaniem może okazać się multidomenowy certyfikat SSL. Dzięki niemu możesz ochronić nawet 5 domen dzięki jednemu certyfikatowi. Ta praktyka sprawdza się w miarę rozwoju biznesu, gdy posiadasz więcej, niż jeden główny adres WWW.

Poczta

E-mail jest jednym z najpopularniejszych kanałów do komunikacji z klientami i kontrahentami. Firmowa skrzynka pocztowa to narzędzie, z którego korzystasz każdego dnia, dlatego powinno ono odpowiadać na Twoje potrzeby w 100%. Najpopularniejszymi rozwiązaniami są skrzynki od firm Google oraz Microsoft, jednakże na rynku znajdziesz wiele innych rozwiązań, które mogą okazać się lepsze dla Twojego biznesu. Na co zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania?

Pojemność – im większa, tym więcej wiadomości możesz zachować w swojej skrzynce
Ochrona przed wirusami
Ochrona przed spamem
Dostępność – warto, aby istniała możliwość uruchomienia poczty na różnych urządzeniach za pomocą przeglądarki oraz dedykowanej aplikacji
Dodatkowe funkcjonalności – np. kalendarz, lista zadań do wykonania czy lista kontaktów

Program antywirusowy

Ochrona rozmaitych plików i dokumentów jest niezwykle ważna jeżeli prowadzisz własny biznes online. Dlatego konieczna jest ochrona każdego urządzenia, którego używasz w tym celu. Oczywiście, ochrona przed hakerami i wirusami jest konieczna nie tylko dla osób prowadzących działalność, jednakże w tym wypadku konieczne jest szczególne zabezpieczenie danych. Ich kradzież lub wyciek może spowodować nie tylko obniżenie zaufania do Twojej marki, ale też konsekwencje prawne, w tym kary finansowe. Przed wyborem antywirusa zastanów się:

Ile urządzeń chcesz ochronić?
Z jakiego rodzaju urządzeń będziesz korzystać?
Jaki system operacyjny znajduje się na tych urządzeniach?
Czy potrzebujesz dodatkowej ochrony antyspamowej?
Jak chcesz przechowywać wrażliwe dane klientów?
Czy konieczna jest ochrona sieci?
Jakie dane będą przechowywane na urządzeniu?
Jakich dodatkowych zabezpieczeń potrzebujesz?
Czy masz już oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych? Jeżeli nie, czy jest ono konieczne?

Po odnalezieniu odpowiedzi na powyższe pytania zastanów się, które rozwiązanie antywirusowe będzie najlepsze dla Twojego biznesu.

Backup

Ludzie dzielą się na tych, którzy robią kopie zapasowe i tych, którzy będą je robili

Każdy, kto kiedykolwiek miał styczność z utratą danych, lub był blisko ich straty, wie, z jakim stresem i frustracją się to wiąże. Kopie zapasowe są w zasadzie konieczne do prowadzenia biznesu online. Wyobraź sobie, że wszystkie Twoje firmowe pliki i dokumenty znikają bezpowrotnie. Konsekwencje mogą prowadzić nawet do zamknięcia działalności. Jak więc temu zapobiec? Odpowiedzią są kopie zapasowe. Niektóre programy antywirusowe oferują moduł, który takie kopie będzie wykonywał. Można je również tworzyć ręcznie, jednakże jest to bardzo czaso- i pracochłonny proces. Dlatego jeśli prowadzisz biznes online, dobre oprogramowanie tworzące kopie zapasowe to jedno z narzędzi, w które należy zaopatrzyć się w pierwszej kolejności.

Dzięki oprogramowaniu tworzącemu kopie zapasowe Twoje pliki i dokumenty będą bezpiecznie przechowywane w chmurze lub lokalnie, na Twoim urządzeniu. Ważne, aby pojemność kopii była jak największa, a backup mógł być tworzony na różnego rodzaju urządzeniach. Dodatkowym atutem dla narzędzia są dedykowane aplikacje na urządzenia z różnymi systemami operacyjnymi oraz możliwość dostępu do danych przez całą dobę.

Kto może przenieść biznes online?

Krótka odpowiedź brzmi: każdy. Przenoszenie biznesu online może wydawać się ciężką pracą. W praktyce jednak wystarczy, że opracujesz odpowiednią strategię i zaplanujesz cały proces. Musisz jednak uzbroić się w cierpliwość — jeżeli nie posiadasz doświadczenia, pewne czynności mogą zająć Ci więcej czasu, niż przewidujesz. Jeżeli chcesz przyspieszyć prace, możesz zlecić osobom trzecim część zadań. Miej jednak na uwadze, że będzie to się wiązało z pewnymi kosztami. Mimo to prawdopodobne jest, że po przeniesieniu biznesu online, inwestycja zwróci się w szybkim tempie.