Dlaczego Office 365 buduje mosty, rozwija firmę i nie jest tylko edytorem tekstu?


W trakcie codziennej pracy biurowej nieświadomie potrafimy napisać – w przeliczeniu na znaki – rozdział książki. Czy będą to dokumenty, arkusz z raportem, a może harmonogram działań na kolejne tygodnie i mail do partnera zewnętrznego… gdy dodamy wszystko do siebie, wyjdzie całkiem pokaźny zestaw. Zastanówmy się jednak, w jaki sposób klepanie kolejnych cyferek, formatowanie nagłówków i stopek przełoży się na rozwój biznesu i dlaczego darmowe edytory tekstu hamują kolejne pomysły.

Stawianie fundamentów w biznesie

Budowanie biznesu i jego rozwój jest bardzo podobne do budowania mostu. Najpierw musi powstać projekt, w który angażują się kolejne osoby. Po zaprojektowaniu konstrukcji przychodzi czas na zakup materiałów. I tutaj również wybór polega na dyskusji, przeanalizowaniu za i przeciw konkretnym rozwiązaniom. Materiał zakupiony? Czas na realizację! Ale bez odpowiednich ludzi niczego nie osiągniesz, dlatego musisz zadbać o właściwą komunikację, zasady i harmonogram prac.

Budowa rozpoczęta? Zacznij od fundamentów, wznieś konstrukcję, umocnij ją. Podnieść i ustaw przęsło, potem kolejne, a na koniec namaluj linie dla kierowców oraz postaw znaki. Koniec? Zobacz, jak ułatwiłeś życie tysiącom ludzi w mieście i wyobraź sobie, jak wyglądałaby praca przy budowie mostu, gdyby Twoja firma posiadała tylko kubeł z farbą i pędzel…

Nowoczesne, dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwa myślą kompleksowo. Przed wykonaniem pracy są gotowe do realizacji w każdej płaszczyźnie. Wiedzą, iż profesjonalizm oraz sprawne działanie otworzy im furtkę do większych zadań. To z kolei wymusza na nich wypracowanie kultury pracy nie tylko pod kątem”tu i teraz”, ale i kolejnych miesięcy. Przywołane darmowe programy do tworzenia dokumentów są właśnie takim kubłem farby i pędzlem – są użyteczne, ale zamykają jednocześnie drogę do czegoś większego. Nikt nam nie zleci zbudowania mostu, jeżeli nie potrafimy przygotować się na każdą ewentualność i zagwarantować doskonałej organizacji.

Dokumenty to nie wszystko

Właśnie dlatego Microsoft kilka lat temu wyszedł na przeciw oczekiwaniom małych przedsiębiorstw budując nową platformę, złożoną z doskonale znanych aplikacji biurowych, czyli Office 365. Pomysł był prosty – nie robić rewolucji, a ewolucję i wprowadzić tym samym wszystkich użytkowników w kolejną transformację cyfrową. Tak, jak kilkanaście lat temu firmy zauważyły, iż podłączenie komputera do sieci otwiera wiele możliwości dotarcia do klientów, tak obecnie Microsoft proponuje zmianę stylu pracy – z typowej, biurowej na mobilną w chmurze, nastawioną na współpracę.

Microsoft proponuje zmianę stylu pracy – z typowej, biurowej na mobilną w chmurze, nastawioną na współpracę.

W Office 365 użytkownik otrzymuje dostęp do znanych narzędzi typu Word/Excel/Powerpoint, ale również takich, które pozwalają wykonać wiele zadań lepiej oraz szybciej z dowolnego miejsca i urządzenia. Warto też dodać, że Office 365 to platforma wciąż rozwijana, a klienci regularnie uzyskują dostęp do wszystkich aktualizacji i nowych narzędzi. Platforma to zresztą idealne określenie tego, czym Office 365 jest. To nie tylko tworzenie i edytowanie dokumentów. To również bezpieczny i nowoczesny sposób na ich przechowywanie (chmura to doskonałe zabezpieczenie przed awarią dysku).

 

Office 365 jako…most łączący firmę

Zakres działania Office 365 wykracza jednak daleko poza to, co do tej pory myślano o tradycyjnych aplikacjach biurowych. Tym bardziej, iż na działanie Office 365 składa się nie tylko zestaw popularnych programów do tworzenia dokumentów, ale także potężny zestaw funkcjonalności wspierających pracę. Dzięki temu nawet kilkuosobowa firma będzie realizować swoje zadania efektywniej.

Współdzielenie dokumentów i jednoczesna praca kilku osób to niewątpliwie atuty Office 365, nie mniej firma musi się również ze sobą komunikować. I najlepiej, aby komunikacja ta była niezawodna, bezpieczna i dostępna na urządzeniach mobilnych. Dlatego ważną częścią usługi Microsoftu jest także:

  • poczta elektroniczna
  • Skype dla Firm
  • wirtualny dysk OneDrive

Każdy użytkownik w ramach licencji uzyskuje 50 GB przestrzeni dla skrzynki email oraz dodatkowy 1 TB przestrzeni na wirtualnym dysku OneDrive do przechowywania plików (oraz ich udostępniania). Skype dla Firm to z kolei rozszerzona wersja popularnego narzędzia do wideokonferencji. Dzięki niemu pracownik uruchomi zdalną prezentację poprzez przeglądarkę – potencjalny klient nie musi posiadać dodatkowej aplikacji, ani aktywować swojego konta Skype. O wszystkim dowie się nawet w swoim domu, używając smartfona z dostępem do sieci.

Pracuj wszędzie gdzie chcesz, a nie gdzie możesz

O wielkich możliwościach wspólnej pracy dzięki Office 365 można się przekonać w kryzysowych sytuacjach, czyli tam, gdzie nie mamy dużego pola manewru i czasu. Przykładem jest choćby praca w terenie np. w branży budowlanej lub architektonicznej, gdzie jesteśmy ograniczani przez konieczność dojazdu do klienta. Przemieszczanie się z miejsca na miejsce zajmuje nawet 1/4 całego dnia pracy (w dużych miastach uwzględniając korki czas ten może być większy!). Jak zaoszczędzić dodatkowe minuty i ułatwić życie nie tylko sobie, ale i swoim współpracownikom? Najlepiej opracować dokument razem z kolegą. Wystarczy smartfon i dostęp do sieci komórkowej operatora.

W Office 365 każdy dokument można opublikować w folderze (moduł Sharepoint), do którego dostęp mają również inni pracownicy. Każdy z pracowników może go wówczas edytować, a wszystkie zmiany są zapisywane na bieżąco w chmurze. Podczas, gdy jedna osoba wyjedzie na miejsce budowy aby wykonać zdjęcia, druga może w tym czasie opracować wstęp dokumentu. Z kolei pracownik w terenie korzystając ze smartfona i aplikacji Microsoft Word doda do tego samego dokumentu materiały graficzne. Tym samym Twoja firma oszczędzi dodatkowy czas, związany z:

  • koniecznością wysłania dokumentu na maila pracownika
  • wymianą kolejnych wersji dokumentu w wiadomościach (i dodatkowy czas na odnotowanie zmian)
  • opóźnień w tworzeniu dokumentu, wynikających z uzupełnieniem pliku o zdjęcia po powrocie pracownika

Tylko ta jedna sytuacja powoduje, że w ciągu dnia twoi pracownicy są w stanie zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt minut , a przecież na jednej budowie Twój biznes się nie kończy. W skali tygodnia może to być nawet kilka godzin!

Nowoczesny Microsoft Word w praktyce

Użytkowanie Office 365 ma również swoje zalety w momencie, gdy współpracujemy z agencjami interaktywnymi, czy drukarniami. Bezpłatne aplikacje nie są najlepszym rozwiązaniem, gdy chcemy regularnie zlecać wydruk dokumentów w większej liczbie. Wynika to z faktu, iż profesjonalne drukarnie korzystają z licencji pakietu Microsoft Office, dlatego też przesyłane pliki powinny być zgodne ze standardem i formatowaniem narzędzia Microsoftu. W przypadku darmowych programów wspomniane formatowanie nie jest zawsze optymalne – użytkownicy wielokrotnie wskazywali na przesunięte grafiki lub brak niektórych treści w efekcie końcowym. Korzystając z aplikacji biurowych w Office 365 masz pewność, że dokumenty są zgodne z nowym standardem.

W przypadku darmowych programów wspomniane formatowanie nie jest zawsze optymalne – użytkownicy wielokrotnie wskazywali na przesunięte grafiki lub brak niektórych treści w efekcie końcowym. Korzystając z aplikacji biurowych w Office 365 masz pewność, że dokumenty są zgodne z nowym standardem.

Warto jednak pamiętać o jednej rzeczy, odróżniającej Office 365 od darmowych aplikacji biurowych – jego siła oraz potencjał uwidaczniają się tam, gdzie kończą się możliwości darmowej alternatywy. W skrócie – w jednym i drugim rozwiązaniu można opracować estetyczny dokument, ale bezpieczne przechowywanie pliku i jego dalsze procesowanie oraz wygodne udostępnienie dla innego pracownika jest możliwe w Office 365.

Dlatego przy rozwijaniu swojej firmy trzeba zadać pytanie – czy chcemy dalej malować linie na drodze, czy może chcemy pójść dalej i zacząć budować most?