3 funkcje OneDrive, które zabezpieczą Twoją firmę

3 funkcje chmury OneDrive, które zabezpieczą Twoją firmę przed kryzysem


Pakiet Office 365 daje firmom szereg korzyści – od możliwości pracy na smartfonie podczas podróży, po nowe wersje znanych i lubianych aplikacji biurowych. Usługę firmy Microsoftu warto jednak rozpatrywać jako kompletną platformę do prowadzenia firmy, również przez pryzmat elementów dodatkowych. Jednym z nich jest chmura OneDrive, czyli wirtualny dysk do przechowywania danych. Pozornie te proste w obsłudze narzędzie posiada szereg funkcji, które potrafią uratować nasz biznes przed poważnymi stratami.

Automatyczna kopia zdjęć w telefonie oraz folderów na komputerze

Mobilna aplikacja OneDrive na systemy Android, iOS i Windows 10 Mobile umożliwia automatyczne przekazywanie nowych zdjęć do chmury przy połączeniu internetowym. Jest to o tyle ważne, iż awaria takiego urządzenia bywa zaskakująca (przypadki wpadnięcia telefonu do wody, bądź rozbicia ekranu przy zetknięciu z chodnikiem są powszechnie znane). Zdjęcia ze smartfona mogą być przekazywane w dwojaki sposób – przy połączeniu WiFi lub przy dowolnym połączeniu internetowym (np. LTE). Po uszkodzeniu smartfona użytkownik może zalogować się do swojego konta OneDrive za pomocą innego urządzenia i uzyska kopie wcześniej wykonanych zdjęć.

Użytkownicy laptopów oraz komputerów stacjonarnych mają w OneDrive dodatkową możliwość automatycznej synchronizacji wybranych folderów, co w efekcie zabezpiecza ważne dokumenty firmowe przed awarią dysku (spowodowanej np. zużyciem sprzętu, przerwą w dostawie prądu itp.). Kilka prostych ustawień w aplikacji OneDrive na komputerze wystarczy, aby bieżące pliki były aktualizowane także w chmurze, na koncie użytkownika.

Zabezpieczanie folderów

Twój wirtualny dysk, Twoje zasady! Dziel się z innymi pracownikami plikami, które umieszczasz w chmurze i decyduj czy chcesz umożliwić im ich edycję. Jeżeli pracujecie nad ważnym projektem w kilka osób, edycja dokumentu przyśpieszy realizację zadania – co ważne, wszystkie zmiany w obszarze dokumentu będą rejestrowane. Tym sposobem zyskasz pełną kontrolę nad tym, które osoby opracowywały np. arkusz kalkulacyjny, czy akapit w pliku .doc. Jeżeli nie chcesz, aby odbiorca dokumentu wpłynął na jego treść, ustaw opcję folderu tylko do odczytu i prześlij do niego odnośnik.

Kosz inny niż wszystkie

W folderze Kosz pojawiają się usunięte wcześniej pliki, które nie były nam potrzebne. Załóżmy jednak, że z poziomu chmury OneDrive skasowaliśmy przez przypadek ważny dokument w formacie PDF, a następnie opróżniliśmy wspomniany Kosz. W przypadku, gdy korzystamy wyłącznie z dokumentów na dysku twardym komputera odzyskanie danych wiązałoby się z poświęceniem czasu i środków finansowych.

OneDrive jest idealnym rozwiązaniem na nieumyślne usunięcie plików. Kosz przetrzymuje dane przez okres 93 dni (jednakże można go wydłużyć w konfiguracji Office 365 nawet do 10 000 dni!), po tym czasie dane mogą zostać przesunięte do Kosza Drugiego Poziomu, w którym będą widoczne przez taki sam okres. Przywrócenie wybranych plików z kosza to zaledwie kilka kliknięć myszką.