Czym charakteryzuje się efektywna praca w Office 365?


Prowadzenie firmy na dzisiejszym rynku wymaga, zarówno od właściciela jak i jego pracowników, przetwarzania dużych ilości danych. Każdy zespół, od najmniejszych dwuosobowych po duże działy w korporacjach nieustannie pracuje na poprawą efektywności przepływu danych, zadań czy dokumentów.

W teorii może się to wydawać dość proste. Wystarczy w strukturze organizacji pracy wprowadzić kilka zmian:

  • Zarządzanie czasem pracy własnej
  • Ścisły podział obowiązków w zespole
  • Metodyki rozwiązywania problemów (kwadraty Covey’a czy metoda GTD)

Nie osiągniemy jednak pożądanych rezultatów w niesprzyjającym temu środowisku. A jest ono na wyciągnięcie myszki. Odpowiednie aplikacje w Office 365 są w stanie niemal od razu zoptymalizować wiele procesów.

Przykład?

Na zwykłej wymianie wiadomości z nowymi wersjami załączników tracimy dziennie nawet 5 minut, co w skali roku daje…20 godzin! Połowa tygodnia spędzona zostaje nad klikaniem, dodawaniem do wiadomości email pliku i wprowadzeniem adresu w pole odbiorcy. Jest to marnotrawstwo czasu, który moglibyśmy przeznaczyć na bardziej efektywną pracę i inne zadania. Dlaczego w tej sytuacji nie współdzielić dokumentu z innymi pracownikami i nie pracujemy nad nim wspólnie? Każdy z plików mógłby być dostępny w jednym miejscu (np. folderze) poprzez przeglądarkę, a włączona opcja śledzenia zmian pozwoli na kontrolowanie dodawanych informacji przez poszczególne osoby. Zero kolejnych maili, zero pomyłek, pełne bezpieczeństwo i uporządkowana praca – tak działa nowoczesne biuro.

A to tylko wycinek z całej gamy możliwości, jakie daje firmom Office 365. Narzędzie poprawia wydajność naszej pracy zespołowej jak i indywidualnej, a łącząc to z powszechnymi metodami organizacji pracy i procesów decyzyjnych otrzymujemy bardzo szerokie możliwości w takich obszarach jak:

Przyspieszone podejmowanie decyzji

Dzięki Microsoft Teams zawartemu w pakiecie Business Premium otrzymujemy możliwość płynnej wymiany informacji w zespole, co przyśpiesza podjęcie decyzji w danym projekcie czy sprawie.

Uproszczone procesy biznesowe

SharePoint Online jako część pakietu Business Premium daje możliwość przeniesienia przepływu pracy w chmurę i automatyzację procesów. Teraz Office 365 przypomni nam co mamy wykonać na każdym kroku naszego zadania, a dzięki funkcji Microsoft Flow możemy zautomatyzować pracę własną – bo czemu nie utworzyć reguły aby załączniki od firmy X od razu zapisały się na dysku OneDrive w odpowiednim folderze?

Lepsze wsparcie klienta

Przyspieszając procesy w naszej firmie i optymalizując je dzięki automatyzacji, dostarczamy produkty i usługi w krótszym czasie do naszych klientów czym pracujemy na renomę i pozytywną opinię. Wadliwy towar czy usługa może przydarzyć się każdemu – kluczowy jest zawsze czas rozwiązania problemu Klienta, a nie jego powstanie.

Raport biznesowy 2016 Connected Enterprise Report pokazuje, iż te proste działania mogą poprawić każdy z tych obszarów nawet o 85%.

Warto zastanowić się jak wygląda nasza praca dzisiaj i jak chcemy, aby wyglądała jutro – będzie to ważnym czynnikiem w naszej pracy, relacjach z klientem czy atmosferze w zespole. Nikt z nas nie lubi przecież tracić czasu na nieefektywne działania, tak samo jak nasz klient.