We współczesnej gospodarce cyfrowej kluczową rolę odgrywa komunikacja. Nie tylko z klientem, ale również między pracownikami w firmie. W tym aspekcie nieodzowna jest poczta e-mail, z której korzystamy praktycznie od razu po uruchomieniu laptopa lub komputera firmowego. Skrzynka pocztowa jest podstawowym narzędziem do prowadzenia biznesu w Internecie, dlatego wybór odpowiedniej usługi e-mailowej jest bardzo ważny. Jako firma powinieneś zadbać o jak najlepsze rozwiązanie, gwarantujące bezpieczeństwo i rozwój. Warto wspomnieć, że usługi pocztowe płatne i bezpłatne różnią się od siebie w kilku fundamentalnych kwestiach.
SPIS TREŚCI
Bezpłatna poczta posiada ograniczenia
Używając poczty e-mail w firmie oczekujemy przede wszystkim niezawodności, stabilności, dostępu do usługi przez całą dobę oraz przejrzystych zasad użytkowania. Wiele popularnych serwisów oferuje darmowe skrzynki e-mail, jednak posiadają one pewne ograniczenia. Nadają się one do typowego korzystania w celach prywatnych (np. wysyłki maila do rodziny raz na kilka dni). Jednakże w przypadku intensywnego użytkowania mogą ujawniać swoje wady, skutkujące m.in. blokadą dostępu.
1. Najczęstszym wymogiem operatorów jest konieczność przynajmniej jednorazowego logowania do panelu pocztowego w ciągu 30 dni – związane jest to z faktem, iż operator weryfikuje w ten sposób aktywność użytkownika danej skrzynki. Jeżeli logowanie do panelu nie występuje przez jakiś czas, skrzynkę usuwa się bez możliwości jej odzyskania.
2. W regulaminie użytkowania bezpłatnej skrzynki pojawia się coraz częściej zapis, iż w przypadku wysyłki wiadomości e-mail ponad dzienny limit (np. 100 sztuk) dostęp do konta również ogranicza się. Oprócz tego operator ma możliwość regularnego umieszczania na Twojej skrzynce wiadomości reklamowych.
3. Innego rodzaju ograniczeniem w bezpłatnej poczcie jest limit rozmiaru załącznika, najczęściej do 10-25 MB. Jeżeli wysyłamy wiadomości tekstowe, oczywiście taki limit jest w pełni wystarczający. Utrudnienia pojawią się w momencie, gdy do wiadomości mamy zamiar dołączyć zdjęcia, film lub prezentacje utworzone w programie PowerPoint.
4. Darmowa poczta nie posiada również możliwości powiększenia przestrzeni, a same skrzynki oferowane w tym formacie nie są specjalnie pojemne. Pozornie na początku kilka GB przestrzeni wydaje się wystarczające. W rzeczywistości taką skrzynkę można zapełnić bardzo szybko, wystarczy regularna korespondencja z dołączanymi plikami (na zajętość skrzynki e-mail składają się nie tylko wiadomości z folderu „Odebrane”, ale również „Wysłane”). Dla użytkownika oznacza to nieustanne sprawdzenie zajętości konta i archiwizowanie lub kasowanie wiadomości e-mail z poprzednich miesięcy.
5. Bezpłatne konto ogranicza opcję podpięcia własnej domeny, co oznacza, że musimy posiłkować się mało profesjonalnie wyglądającym adresem pocztowym. Własna domena jest nie tylko łatwiej zapamiętywana przez klientów. Użytkownik weryfikując adres e-mail od razu skojarzy, że pod nazwą domeny będzie znajdować się również strona internetowa Twojej firmy.
Poczta e-mail dla firm – dlaczego warto za nią zapłacić?
1. Poczta elektroniczna, z której korzystamy w firmie musi być niezawodna i przede wszystkim – utrzymywana na nowoczesnych serwerach z kopiami zapasowymi. Tylko w ten sposób będziemy mogli odzyskać przypadkowo skasowaną wiadomość, a przecież takiej sytuacji nie można wykluczyć. W przypadku poczty bezpłatnej operator nie oferuje przywrócenia danych, ponieważ nie wykonuje kopii. Poczta komercyjna (płatna) takie zabezpieczenie już oferuje. W przypadku poczty email w AZ.pl udostępniamy kopie zapasowe z 3 dni wstecz.
2. Nieodzowną opcją w usługach hostingowych jest podział przestrzeni, dzięki któremu możemy w dowolnym momencie zwiększyć zasoby potrzebne dla poczty firmowej. Tym samym w kilka sekund administrator serwera może zmienić parametry danej skrzynki e-mail. Archiwizacja wiadomości nie będzie potrzebna.
3. W odróżnieniu od bezpłatnych usług, w poczcie płatnej operator jasno określa zasady korzystania (okres abonamentowy, zobowiązania) i oferuje również pocztę wolną od reklam. Dużym ułatwieniem jest także możliwość dołączania do wiadomości plików o większym rozmiarze.
4. Korzystając z usług hostingowych (np. w AZ.pl) możesz do swojego konta przypisać dowolną liczbę własnych domen i utworzyć dla nich skrzynki email. To bardzo przydatne rozwiązanie w sytuacji, gdy Twoja firma zaczyna się rozwijać i nowy pracownik potrzebuje konta pocztowego. Dlaczego warto posiadać unikalny adres email? Sprawdź TUTAJ.
5. Poczta płatna jest nieustannie rozwijana, a to oznacza regularną aktualizację filtrów antyspamowych, antywirusowych oraz dodatkowych narzędzi tj. kalendarz, zadania czy dodatkowy dysk do wymiany plików z użytkownikami zewnętrznymi. W przypadku poczty bezpłatnej tego typu czynności są wykonywane sporadycznie, a funkcjonalności ograniczane do minimum.
Żeby stworzyć własną skrzynkę e-mail kliknij:
Jak dobrze wybrać pocztę e-mail dla firmy?
W dużej mierze wybór usług pocztowych powinien być podyktowany bieżącymi potrzebami – ile osób pracuje w firmie, jakie dane wymieniamy z klientami i pracownikami, jakie typy załączników najczęściej pojawiają się w wiadomościach? Biuro architektoniczne zatrudniające 5 pracowników, którzy przechowują elektroniczne wersje projektów w plikach graficznych ma bowiem inne potrzeby niż jednoosobowa działalność, związana np. z rozliczeniami. Dostępna pojemność usług to fundament przy wyborze właściwego rozwiązania. Ale to nie jedyny element, na który warto zwrócić uwagę. Wszak poczta email to także listy mailingowe, kalendarze, wymiana plików poprzez wirtualny dysk, a nawet uruchamianie zdalnych prezentacji dla osób, które nie potrzebują dostępu do Twojej skrzynki. Dlatego inwestycja w hosting z pocztą i własną domeną to pierwszy krok, jaki powinna postawić Twoja firma w Internecie.
