Pakiet Office 365 daje firmom szereg korzyści – od możliwości pracy na smartfonie podczas podróży, po nowe wersje znanych i lubianych aplikacji biurowych. Usługę firmy Microsoft warto jednak rozpatrywać jako kompletną platformę do prowadzenia firmy, również przez pryzmat elementów dodatkowych. Jednym z nich jest chmura OneDrive, czyli wirtualny dysk do przechowywania danych. Pozornie te proste w obsłudze narzędzie posiada szereg funkcji, które potrafią uratować nasz biznes przed poważnymi stratami.
SPIS TREŚCI
Automatyczna kopia zdjęć w telefonie oraz folderów na komputerze dzięki OneDrive
Mobilna aplikacja OneDrive umożliwia automatyczne przekazywanie nowych zdjęć do chmury przy połączeniu internetowym. Jest to o tyle ważne, iż awaria takiego urządzenia bywa zaskakująca. Zdjęcia ze smartfona można przekazywać w dwojaki sposób – przy połączeniu WiFi lub przy dowolnym połączeniu internetowym (np. LTE). Po uszkodzeniu smartfona użytkownik może zalogować się do swojego konta OneDrive za pomocą innego urządzenia. Uzyska wówczas kopie wcześniej wykonanych zdjęć.
Użytkownicy laptopów oraz komputerów stacjonarnych mają w OneDrive dodatkową możliwość automatycznej synchronizacji wybranych folderów. Zabezpiecza to ważne dokumenty firmowe przed awarią dysku (spowodowanej np. zużyciem sprzętu, przerwą w dostawie prądu itp.). Kilka prostych ustawień w aplikacji OneDrive na komputerze wystarczy, aby bieżące pliki aktualizowały się także w chmurze, na koncie użytkownika.
Zabezpieczanie folderów
Twój wirtualny dysk, Twoje zasady! Dziel się z innymi pracownikami plikami, które umieszczasz w chmurze i decyduj czy chcesz umożliwić im ich edycję. Jeżeli pracujecie nad ważnym projektem w kilka osób, edycja dokumentu przyśpieszy realizację zadania. Co ważne, wszystkie zmiany w obszarze dokumentu będą rejestrowane. Tym sposobem zyskasz pełną kontrolę nad tym, które osoby opracowywały np. arkusz kalkulacyjny, czy akapit w pliku .doc. Jeżeli nie chcesz, aby odbiorca dokumentu wpłynął na jego treść, ustaw opcję folderu tylko do odczytu i prześlij do niego odnośnik.
Kosz inny niż wszystkie
W folderze Kosz pojawiają się usunięte wcześniej pliki, które nie były nam potrzebne. Załóżmy jednak, że z poziomu chmury OneDrive skasowaliśmy przez przypadek ważny dokument w formacie PDF, a następnie opróżniliśmy wspomniany Kosz. W przypadku, gdy korzystamy wyłącznie z dokumentów na dysku twardym komputera odzyskanie danych wiązałoby się z poświęceniem czasu i środków finansowych.
OneDrive jest idealnym rozwiązaniem na nieumyślne usunięcie plików. Kosz przetrzymuje dane przez okres 93 dni (jednakże można go wydłużyć w konfiguracji Office 365 nawet do 10 000 dni!), po tym czasie dane mogą zostać przesunięte do Kosza Drugiego Poziomu, w którym będą widoczne przez taki sam okres. Przywrócenie wybranych plików z kosza to zaledwie kilka kliknięć myszką.
