W związku z ogłoszoną przez WHO (ang. Word Health Organization – Światowa Organizacja Zdrowia) pandemią wirusa SARS-Cov-2 (koronawirus) zamknięto już przedszkola, szkoły, uczelnie i obiekty kultury (teatry, muzea itp.). Stopniowo zamykane są również miejsca, które mogą skupiać dużą ilość ludzi, takie jak baseny, siłownie czy siedziby firm. Są to standardowe działania podejmowane w celu ograniczenia rozprzestrzeniania się wirusa. Aby ograniczyć ryzyko zakażenia wśród pracowników przy zachowaniu stabilności firmy, pracownicy otrzymują możliwość pracy z domu. Jak działa praca zdalna w dobie zagrożenia wirusem?
SPIS TREŚCI
Czym jest SARS-Cov-2?
Koronawirus wywołuje chorobę zwaną COVID-19 objawiającą się gorączką, kaszlem, dusznościami, bólami mięśni i zmęczeniem. Najbardziej narażone są osoby starsze oraz z osłabioną odpornością, szczególnie jeżeli cierpią na inne choroby. Wirus przenosi się drogą kropelkową. Oznacza to, że jeżeli osoba zarażona może spowodować rozprzestrzenianie się wirusa nie tylko poprzez kaszel czy kichanie, ale również poprzez mówienie.
Według zaleceń Głównego Inspektora Sanitarnego, aby ograniczyć zagrożenie zakażeniem, należy często myć ręce, zakrywać usta i nos podczas kaszlu i kichania i zachować metr odległości od innych osób. Aby uniknąć konsekwencji związanych z przebywaniem w dużych skupiskach ludzi, decyzją Ministra Edukacji Narodowej zostały zamknięte placówki oświaty. Również pracodawcy, celem uniknięcia rozprzestrzeniania się wirusa, nakłaniają do pozostania w domach. Jak uniknąć strat, nie narażając pracowników na ryzyko? Z pomocą przychodzi praca zdalna.
Praca zdalna – narzędzia od Microsoftu i Google
Dla wielu osób praca zdalna nie jest niczym nowym. Niektórzy praktykują ten sposób pracy już od dłuższego czasu – część na stałe, część pracuje z domu raz na jakiś czas. Niektórzy jednak do tej pory nie podejmowali działań związanych z umożliwieniem pracy zdalnej. Jak narzędzia od gigantów z Redmond i Mountain View mogą pomóc w pracy zdalnej?
Pakiet G Suite
Wiele osób, myśląc o tym pakiecie, kojarzy go wyłącznie z pocztą. Jednakże G Suite to nie tylko poczta – obecnie to zestaw aplikacji umożliwiających komunikację między pracownikami, tworzenie projektów, zapis plików w chmurze oraz ich kontrolę.
Komunikacja
- Gmail – flagowa usługa od Google. Dzięki niej możesz korzystać z adresu firmowego w swoim mailu.
- Kalendarz – pracownicy mogą tworzyć spotkania i udostępniać sobie kalendarze, aby łatwiej ze sobą współpracować
- Hangouts (Chat i Meet) – w momencie, gdy spotkanie „na żywo” nie jest możliwe, aplikacja pozwala na tworzenie grupowych konwersacji i wideokonferencji, aby podzielić się istotnymi informacjami ze współpracownikami
Tworzenie projektów
- Dokumenty – pracownicy mogą jednocześnie pracować nad dokumentem tekstowym, a następnie zapisać go lokalnie
- Arkusze – pracownicy mogą jednocześnie pracować nad arkuszem kalkulacyjnym
- Formularze – pozwala na tworzenie ankiet i formularzy oraz ich udostępnianie
- Prezentacje – pracownicy są w stanie jednocześnie pracować nad prezentacją i zapisać ją lokalnie na swoim urządzeniu
- Keep – narzędzie do organizacji pracy, pozwala na organizowanie notatek w jednym miejscu i dzielenie się nimi z innymi użytkownikami
Zapis plików
- Dysk – pracownicy mogą zapisywać pliki w chmurze i udostępniać je innym
- Cloud Search – dzięki tej usłudze w łatwy sposób użytkownicy mogą przeszukiwać G Suite (dostępne tylko w pakiecie Business)
Kontrola
- Vault – pozwala na zarządzanie danymi oraz ich przegląd i archiwizację (dostępne tylko w pakiecie Business)
Pakiet Office 365
Pakiet od firmy Microsoft to zestaw aplikacji pozwalających na pracę zdalną. Można z niego korzystać na każdym urządzeniu z dostępem do Internetu. Pakiety Business oraz Business Premium pozwalają na lokalną instalację takich aplikacji, jak:
- Word – tworzenie i edycja arkuszy tekstowych
- Excel – tworzenie i edycja arkuszy kalkulacyjnych
- Outlook – poczta e-mail oraz kalendarz w jednej usłudze
- PowerPoint – tworzenie i edycja prezentacji
- OneNote – tworzenie list i notatek, „notes elektroniczny”
- Publisher – tworzenie i edycja materiałów marketingowych, wysyłanie ich drogą mailową oraz umieszczanie w sieci
- Access – tworzenie i udostępnianie baz danych
Po zakupie tych pakietów możesz je zainstalować na 5 komputerach, 5 smartfonach oraz 5 tabletach.
Każdy pakiet pozwala na korzystanie z usług Word, Excel, PowerPoint oraz Outlook w przeglądarce. Dzięki temu użytkownicy mogą z łatwością współdzielić dokumenty, arkusze, slajdy czy kalendarz ze współpracownikami. Kolejną usługą dostępną we wszystkich pakietach jest OneDrive dla Firm, czyli wirtualny dysk, na którym współpracownicy mogą bez problemu umieszczać wiele rodzajów plików.
Pakiety Business Essentials oraz Business Premium pozwalają również na tworzenie witryn internetowych dzięki usłudze Sharepoint. Takie strony możesz wykorzystać jako witrynę, na której będą pojawiać się bieżące informacje dla pracowników. W tym pakiecie zyskujesz również komunikator Skype, dzięki któremu możesz przeprowadzać konferencje (w tym wideokonferencje) zarówno między pracownikami, jak również z osobami z zewnątrz. Skype pozwala również na dzwonienie na telefony komórkowe (za opłatą) oraz współdzielenie ekranu z innymi osobami. Podobne zastosowania ma również aplikacja Teams. Z niej jednak nie można dzwonić na telefony komórkowe, jednakże jest ona zintegrowana z aplikacją Outlook. Kolejną usługą dostępną jedynie w tych pakietach jest Yammer, czyli sieć społecznościowa dla firm służąca głównie do komunikacji wewnętrznej.
Praca zdalna w firmach
W zaistniałej sytuacji kluczowe jest, aby ograniczyć kontakty z innymi ludźmi. W związku z tym należy unikać (w miarę możliwości) zatłoczonych miejsc, takich jak biura, galerie handlowe, sklepy, urzędy czy komunikacja miejska. Praca zdalna pomaga właśnie w unikaniu biurowców. Jeżeli forma ma taką możliwość, powinna wysłać pracowników do tzw. home office. Dział obsługi klienta AZ.pl od pewnego czasu działa właśnie w ten sposób. Telefony odbierane są z domów konsultantów. W ten sam sposób pisane są maile oraz działają czaty. W związku z powyższym prosimy o wyrozumiałość dla naszych konsultantów i zachęcamy do podjęcia podobnych kroków w swoich organizacjach.
