Jak skonfigurować podpis w wiadomości email?


Komunikacja biznesowa na poczcie elektronicznej rządzi się swoimi prawami. Jedno z nich mówi, iż styl wypowiedzi uzależniony jest przede wszystkim od stopnia znajomości między nadawcą, a adresatem wypowiedzi. Bardzo ważny jest również podpis pod wiadomością, wbrew pozorom może on w łatwy sposób „sprzedać” nasz profesjonalizm i zdobyć zaufanie. Z tego artykułu dowiesz się jak skonfigurować dobry i estetyczny podpis na poczcie AZ.pl, a nawet wybrać konkretny podpis dla danej wiadomości.

Podpis tekstowy, a podpis z obrazkiem – wady i zalety rozwiązań

Przed wyborem rodzaju podpisu warto zastanowić, który rodzaj informacji będzie z naszej perspektywy najlepszy. Podpis tekstowy jest pozbawiony graficznych elementów, co jednocześnie powoduje, że nie przykuwa on uwagi i może zostać pominięty przez osobę odczytującą wiadomość. Z drugiej strony, podpis tekstowy posiada ogromny atut w postaci pełnej zgodności z nowymi aplikacjami pocztowymi, które ukrywają domyślnie obrazki w wiadomościach HTML. Dlatego też wiadomość zostanie wyświetlona bez dodatkowych komunikatów błędu i nie wzbudzi podejrzeń.

Podpis z grafiką jest stosowany coraz częściej przez polskie firmy. Osoby korzystające z poczty elektronicznej dodają do podpisów logo firmy, zdjęcie profilowe lub element zachęcający do skorzystania z promocji w ofercie. Dodatkowy element wizualny powoduje, że podpis staje się wizytówką w trakcie wymiany korespondencji, a informacje tam zawarte stają się łatwiejsze do zapamiętania. Niska tolerancja aplikacji pocztowych na wyświetlanie grafik umieszczonych w podpisie powoduje, że mail może zostać wyświetlony nieprawidłowo.

Kiedy zdecydować się na grafikę w podpisie? Przede wszystkim, gdy nasze konto pocztowe służy wyłącznie wymianie korespondencji z partnerami lub stałymi klientami. Podpisy tekstowe są z kolei idealnym rozwiązaniem dla skrzynek, które wysyłają wiadomości automatyczne np. numery zamówień, potwierdzenia zgłoszeń itp.

Konfiguracja podpisu w poczcie AZ.pl

Aby uruchomić kreator podpisu, wystarczy po zalogowaniu do panelu pocztowego AZ.pl przejść do ustawień, a następnie zakładki Poczta->Podpis. Po kliknięciu na „Dodaj nowy podpis” pojawi się nowe okno z opcjami do konfiguracji podpisu:

Edytor podpisu działa podobnie jak inne narzędzia typu WYSIWYG (ang. What you see is what you get – to co widzisz, jest tym co otrzymasz). Dzięki temu nie musisz znać się na kodowaniu HTML, a najważniejsze informacje w podpisie umieścisz w kilka sekund. Do podpisu możesz dodać również grafikę – pamiętaj, aby gotowy plik był już zoptymalizowany pod względem rozmiaru.

Na co należy uważać, przy konfiguracji podpisu?

  • Podpis powinien być spójny, wykonany za pomocą jednej czcionki,
  • Nie stosuj więcej niż 2 kolorów, gdyż podpis wygląda wówczas mało estetycznie i profesjonalnie,
  • Pamiętaj o odpowiednim zwrocie – „Pozdrawiam”, „Z wyrazami szacunku” itp.
  • Linki umieszczone w podpisie powinny rozpoczynać się protokołem https (wymagany jest do tego certyfikat SSL – aplikacje pocztowe będą dzięki temu kwalifikować wiadomości jako zaufane).
  • Podpis powinien być treściwy, ale nie może być zbyt długi. Kilka podstawowych informacji o sobie, stanowisku oaz adresie WWW firmy w zupełności wystarczy.

Kilka podpisów, jedna wiadomość email – jak wybrać ten właściwy?

Dzięki poczcie AZ.pl możesz utworzyć dowolną liczbę podpisów i co najważniejsze – możesz wybrać preferowany przez siebie w dowolnej wiadomości email. W tym celu, w oknie wiadomości kliknij na menu „Podpis” i wybierz z listy ten, który ma pojawić się wysyłanej korespondencji.