Jak zaoszczędzić czas i polepszyć jakość pracy?

Dzisiaj opowiem o usłudze, która pomoże Wam znacznie sprawniej organizować sobie pracę – a tym samym zaoszczędzić mnóstwo czasu. G Suite to rozwiązanie oparte na jednym z najbardziej znanych i lubianych przez wielu internautów interfejsie poczty Gmail. Jednak sama poczta to tylko niewielka część funkcjonalności, jakie Google udostępnia nam w ramach proponowanego przez siebie rozwiązania. Co zatem oferuje nam płatna wersja panelu Google i dlaczego warto rozważyć jej zakup dla naszej firmy?

Funkcjonalności G Suite

Jedną z ważniejszych funkcjonalności jest możliwość dodania w adresie e-mail własnej nazwy po znaku @. Standardową końcówkę @gmail.com możemy zastąpić np. nazwą naszej firmy. Adres e-mail będzie wyglądał wtedy zdecydowanie bardziej profesjonalnie. Warunkiem koniecznym, żeby móc to zrobić, jest posiadanie własnej domeny – czyli adresu internetowego. O domenach napiszę w oddzielnym artykule. Niemniej, jeśli posiadamy domenę, bez większych trudności dodamy ją do skrzynek założonych w G Suite. Jeśli nie jesteś właścicielem domeny – możesz ją zarejestrować na naszej stronie: www.AZ.pl.

Kalendarz

Kolejną istotną funkcją jest współdzielenie kalendarza. G Suite działa na zasadzie licencji, które przydzielasz użytkownikom. Załóżmy, że zatrudniasz trzech pracowników. Wykupując cztery licencje (dla pracowników i jedną dla siebie), przydzielasz każdą jednej osobie. Dla każdej z tych osób utworzysz adres e-mail, który będzie jednocześnie loginem do poczty, ale także do całego menu z dostępem do pozostałych aplikacji. Każdy pracownik, który otrzymał taki dostęp, będzie współdzielił kalendarz dla całej organizacji (Twojej firmy). Jakie korzyści to dla Ciebie niesie? Możesz na przykład wyznaczyć termin spotkania dla całej Waszej czwórki – każdy pracownik otrzyma informacje o miejscu i dacie spotkania. Ty z kolej otrzymasz powiadomienie, kiedy jedna z zaproszonych osób nie zaakceptuje danego terminu, bo ma w tym samym czasie spotkanie z klientem lub inne zadanie. Dzięki współdzieleniu kalendarza można bardzo usprawnić pracę swojego zespołu.

Google Drive

Współdzielić możesz nie tylko kalendarz, ale również dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne i prezentacje. Przechowywanie plików na Google Drive pozwala na ich jednoczesną edycję za pośrednictwem Internetu przez kilka osób przebywających w różnych miejscach. Wyobraź sobie, że Ty i trzy inne osoby korzystacie z tej samej tabelki, do której na bieżąco wprowadzacie istotne dla Waszej pracy dane. Dzięki Google Drive cała edycja dzieje się online – nie trzeba zapisywać zmian w tabelce i wysyłać jej współpracownikom, którzy, w celu wprowadzenia swoich treści, muszą ją pobrać ze skrzynki pocztowej i otworzyć u siebie na komputerze. Wszyscy widzicie aktualną wersję tabelki, klikając w link i otwierając ją w przeglądarce. Każde z Was może od razu wprowadzić zmianę za pośrednictwem przeglądarki właśnie i pozostałe osoby będą to widzieć. To ogromne ułatwienie jeśli dany projekt czy raport tworzy kilka osób, które pracują w innych miastach czy krajach. Co ciekawe, dostęp online do edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych jest także w bezpłatnej wersji Gmail.

Komunikacja

G Suite to także kolejne kanały komunikacji. Poza pocztą e-mail skontaktujesz się ze współpracownikami objętymi licencją przez dedykowany dla Twojej organizacji (firmy) czat lub po prostu utworzysz wideokonferencję – co jest szczególne przydatne w przypadku pracy zdalnej, gdzie każda z osób pracuje w odległych od siebie miejscach.

Kreator WWW

G Suite zawiera również kreator www – prostą aplikację do tworzenia witryn internetowych. Mając podpiętą do pakietu swoją domenę, sprawnie utworzymy nie tylko skrzynki e-mail w naszym adresie internetowym, ale również stronę www. Nie jest to może narzędzie do tworzenia rozbudowanych stron o wielu funkcjonalnościach, ale jeśli potrzebujemy dla naszej firmy prostej strony- wizytówki, dostarczone przez Google narzędzie sprawdzi się doskonale.

Google Search

Ciekawą aplikacją jest też Google Search (dostępna tylko w licencji Business). Wyobraź sobie sytuację, w której zapamiętałeś, że dostałeś/aś jakąś ważną informację, ale było to dość dawno i nie pamiętasz już czy ta informacja była zawarta w treści wiadomości e-mail, czy może w załączniku, który został pobrany i zapisany, ale trudno Ci powiedzieć gdzie dokładnie. Google Search przeszuka cały panel G Suite i wszystkie dostępne w nim aplikacje pod kątem wpisanej przez Ciebie frazy. Znajdziesz więc interesującą Cię rzecz niezależnie, czy znajduje się ona w wiadomości e-mail, czy w pliku zapisanym gdzieś w Google Drive. Bardzo przydatna opcja dla tych, którzy realizują równolegle wiele projektów i potrzebują szybkiego dostępu do informacji, które otrzymali często daleko w przeszłości.

Odpłatne licencje pozwalają też na uruchomienie bardziej zaawansowanych opcji bezpieczeństwa. Możesz włączyć powiadomienie sms, które przyjdzie do Ciebie na telefon, jeśli nastąpi logowanie na Twój e-mail z innej niż wskazana przez Ciebie przeglądarka – to tylko jedna z wielu możliwości dodatkowego zabezpieczenia. Przy przechowywaniu danych firmowych dodatkowe zabezpieczenie może okazać się bardzo przydatne.

Na koniec…

Podsumowując, G Suite jest bardzo ciekawym pakietem daleko wykraczającym poza standardową pocztę elektroniczną. Myślę, że jest dobrą alternatywą dla Office 365. Rozwiązanie proponowane przez Microsoft daje jeszcze więcej opcji, ale jest też narzędziem bardziej złożonym (a także droższym) i tym samym wymaga od nas poświęcenia więcej czasu, żeby je opanować. Na dłuższą metę sprawdzi się w dużej organizacji. W przypadku kilkuosobowego zespołu pakiet oferowany przez Google wydaje mi się bardziej optymalnym rozwiązaniem. Zwłaszcza, jeśli osoby te pracują w znacznych odległościach od siebie a potrzebują szybko i sprawnie się komunikować.