G Suite czy Microsoft Exchange? Niniejszy artykuł ma na celu ułatwić Ci podjęcie decyzji, jaką pocztę emial wybrać dla swojej firmy. Ta decyzja wpłynie na organizację pracy Twojej i Twoich współpracowników. Tak jak smartfon służy do czegoś więcej niż tylko dzwonienie i wysłanie SMS-ów, podobnie nowoczesna poczta daje znacznie więcej możliwości niż wysyłanie i odbieranie wiadomości. Współdzielony kalendarz, możliwość przechowywania i edytowania plików w chmurze, czat i wideokonferencje składają się na Twoje wirtualne biuro.
SPIS TREŚCI
Gmail dla firm – G Suite z dodatkową pojemnością na pocztę
Zacznijmy od krótkiej charakterystyki trzech rozwiązań proponowanych na naszej stronie https://az.pl/poczta.
Pierwsze dwa – G Suite Basic i G Suite Business – to rozwiązania od Google. Oparte są one o powszechnie znany i lubiany przez internautów interfejs. W obu odsłonach mamy takie funkcjonalności jak współdzielenie kalendarza czy przechowywanie i edytowania plików w chmurze w ramach Google Drive. Co więcej, posiadamy dodatkowe kanały komunikacji takie jak czat (Hangout Chat) i wideokonferencje (Hangout Meets). Zarówno w G Suite Basic jak i Business jest możliwość dodania w adresie e-mail własnej nazwy po znaku @. Standardową końcówkę @gmail.com, zastąpimy np. nazwą naszej firmy, dzięki czemu adres będzie wyglądał zdecydowanie bardziej profesjonalnie. Potrzebujemy do tego swojej domeny – o tym piszę szerzej w jednym z wcześniejszych artykułów.
Jakie zalety posiada G Suite, czyli Gmail dla firm?
Google Business posiada dwie dodatkowe funkcjonalności niedostępne w wersji Basic. Dostęp do kopii bezpieczeństwa umożliwiającej przywrócenie usuniętych wiadomości (Google Vault) oraz wyszukiwarka treści (Google Search.) Wyszukiwarka treści pozwala na szybkie znalezienie danej frazy w całym naszym panelu. Google Search sprawdzi nie tylko tematy i nadawców wiadomości jak ma to miejsce w tradycyjnej skrzynce e-mail. Przeszuka on również załączniki i przechowywane na Google Drive pliki.
Przydatna opcja poszukujemy jakiejś informacji, ale nie pamiętamy czy była ona zawarta w treści e-maila, załączniku czy pliku, który zapisaliśmy w chmurze. Różnica jest też w pojemności. Licencja Basic daje swojemu użytkownikowi 30GB miejsca na dane w chmurze. W licencji Business otrzymujemy 1TB (a od pięciu licencji bez limitu).
Zainteresowanych szerszym opisem o G Suite odsyłam tutaj, tymczasem przejdźmy do trzeciej z naszych propozycji.
Poczta email od Microsoft – Exchange z wirtualnym dyskiem
Microsoft Exchange w dużej części posiada te same funkcjonalności – tworzenie skrzynek z własną domeną po znaku @, współdzielony kalendarz, przechowywanie i edycja danych w chmurze (OneDrive) – pojemność to 1TB per licencja. Jest to natomiast usługa bardziej złożona względem G Suite. W konsekwencji przeciętnemu użytkownikowi może zająć nieco więcej czasu opanowanie części z dostępnych opcji – jest ich zwyczajnie więcej – choć obsługa samej poczty i kalendarza jest prosta.
Jakie są te dodatkowe opcje?
Przede wszystkim możliwości nadawania uprawnień. Na przykład osoba określona w organizacji jako administrator będzie miała dostęp do kopii bezpieczeństwa (usunięte wiadomości można przywrócić do 30 dni od ich skasowania) i logów pocztowych. W logach administrator sprawdzi, czy dany e-mail rzeczywiście został wysłany, o której godzinie i przez jakiego użytkownika. Mając stosowne uprawnienia, istnieje też możliwość podglądu czasów zalogowania poszczególnych pracowników, liczby wysłanych przez nich wiadomości, czy stworzonych lub edytowanych dokumentów. Innymi słowy, dostęp do generowania raportów przydatnych w monitorowaniu pracy większego zespołu.
Jaką pocztę email wybrać – G Suite czy Exchange od Microsoftu?
Na pewno ważna będzie cena. Każdy z proponowanych na stronie www.AZ.pl pakietów opiera się o system licencyjny. Oznacza to, że wykupujemy tyle licencji, ile skrzynek chcemy założyć i opłacamy je w rozrachunku rocznym lub miesięcznym. Dobrze więc przemyśleć, ilu adresów e-mail i dla ilu osób potrzebujemy. Pomoże to w oszacowaniu całościowego kosztu.
W moim przekonaniu poza finalną ceną jest jeszcze jedno kryterium, które powinniśmy wziąć pod uwagę. Jest nim wielkość i struktura naszego zespołu czy po prostu firmy, w której pracujemy. Microsoft Exchange sprawdzi się doskonale w dużej, podzielonej na działy organizacji zatrudniającej pięćdziesiąt, sto i więcej pracowników. Z własnym informatykiem, który będzie miał dostęp do kopii bezpieczeństwa, logów i zarządzania licencjami (np. przydzielanie licencji nowym pracownikom).
Jeśli potrzebujesz poczty tylko dla siebie czy kilku –kilkunastoosobowego zespołu, G Suite może okazać się bardziej optymalnym rozwiązaniem. W takim przypadku raczej nie potrzebujesz zaawansowanych narzędzi do generowania raportów nt. pracy poszczególnych użytkowników. Nie potrzebujesz też administratora czy rozbudowanych opcji przyznawania uprawnień. Warto natomiast przemyśleć, czy przyda Ci się kopia bezpieczeństwa (wspomniany Google Vault), a także jak dużej pojemności na przechowywanie danych w chmurze będziecie potrzebować Ty i Twoi współpracownicy. Pomoże Ci to zdecydować, czy w Twoim przypadku lepsze będą licencje Basic czy też Business.
